Neben dem integrierten Dokumentenmanager CANDIS.dok bietet CANDIS.OT den Anschluss an externe Dokumentenmanagement- Systeme (DMS) DocuWare oder d.3 der d.velop AG für digitale Archivierung, Dokumenten- und Workflow- Management. Dazu werden die zu archivierenden Dokumente als PDF-Dateien bereitgestellt und automatisch indiziert, mit Verknüpfungsinformationen versehen und an das DMS-System zur Weiterbearbeitung übergeben.

Dokumente des DMS-Systems sind direkt in CANDIS.OT aufrufbar. Mit diesen Funktionen stehen mächtige Werkzeuge zur effizienten Ablage, Dokumentation und dem Druckmanagement zur Verfügung, die diese bisher sehr aufwändigen manuellen Arbeiten weitgehend automatisieren.

Neben der Archivierungsfunktion des DMS ist der automatische Ausdruck und Versand aller zusammengehörigen Dokumente in einem integrierten Drucksystem des DMS möglich.

Dieser Belegdruck dient dem gemeinsamen Ausdruck und der Versandvorbereitung von Rechnungen mit allen Belegen in einem Drucklauf aus dem DMS-System heraus. In CANDIS.OT werden die mit der Rechnung zu druckenden Belege – Lieferscheine, Wiegescheine etc. - festgelegt und in das DMS mit entsprechenden Druckinformationen übertragen. Dort erfolgt der komplette Ausdruck der Rechnungen mit allen zugeordneten Belegen.

Damit ist die aufwändige Zuordnung der Belege zur Rechnung, Kuvertierung und Frankierung hinfällig. Das Druckmanagement kann zentral organisiert und erheblich vereinfacht werden.

Dokumentenverwaltung und -archivierung

Die Forderung nach sicherer langfristiger Speicherung aller im Geschäftsablauf anfallenden Dokumente wird immer wichtiger. Neben den in den CANDIS.OT-Datenbanken gespeicherten strukturierten Informationen, die auch über sehr lange Zeiträume - z.T. in getrennten CANDIS.OT-Archivdatenbanken - erhalten bleiben, entstehen eine Vielzahl von unstrukturierten Dokumenten, die in ihrer gedruckten Form archiviert und zugreifbar sein müssen, um den geforderten Aufbewahrungspflichten für wichtige Geschäftsdokumente nachkommen zu können. Dies sind z.B. Lieferscheine, Begleit- und Übernahmescheine, Wiegescheine, Entsorgungsnachweise und Rechnungen.

CANDIS.OT-Dokumente als PDF-Dateien ablegen

CANDIS.OT bietet die Möglichkeit, alle druckbaren Dokumente und Auswertungen als PDF-Dateien zu erzeugen und in einer eigenen kundenzentrierten Verzeichnisstruktur des CANDIS- Dokumentenmanagers abzulegen. Diese Verzeichnis-Struktur ist jeweils direkt einem Kunden zugeordnet, im Kundennavigator als "Mini-Explorer" sichtbar und dort aus CANDIS.OT heraus aufrufbar.

CANDIS - Dokumentenmanager

CANDIS.dok stellt einen Dokumenten-Manager zur Verfügung, mit dem beliebige (Office-) Dokumente an CANDIS.OT- Objekten verwaltet werden können, von Behältern, Fahrzeugen und Mitarbeitern über Kunden, Angebote, Rechnungen bis hin zu Entsorgungs- nachweisen. Dokumente sind mit dem jeweiligen CANDIS-Objekt verknüpft und können direkt aus CANDIS.OT heraus aufgerufen und bearbeitet werden.
In einer Vorgangsbearbeitung können zu jedem Dokument weitere Informationen und Termine hinzugefügt werden, die seinen Bearbeitungsstatus beschreiben sowie Prüf- und Wiedervorlage- termine enthalten. Ein Vorgang kann mehrere Dokumente umfassen.
Die Ablage der Dokumente erfolgt im Filesystem auf dem Dokumentenserver; die klassische Explorer-Sicht bleibt unabhängig vom Dokumenten-Manager erhalten. Der Zugriff, die Verschlagwortung und Suche sowie die Speicherung erfolgt über den Dokumenten- Manager. Damit wird ein effektives Werkzeug zur gezielten Verwaltung von Office-Dokumenten bereitgestellt, die zu beliebigen CANDIS-Datenobjekten gehören und gemeinsam mit diesen verwaltet werden sollen.

Der CANDIS-Dokumentenmanager

Ablage beliebiger Dokumente - Office-Dokumente, Dateien, Bilder, Videos - in Kundenverzeichnissen in CANDIS.OT

Verwaltung dieser Dokumente in Verbindung mit terminierten Vorgängen bei allen CANDIS-Objekten wie Standorten, Vereinbarungen, Aufträgen, Behältern etc.

Erstellen, aufrufen und bearbeiten der Dokumente direkt in CANDIS.OT-Programmen.

Zugang zu Dokumentenverzeichnissen auch über den Windows-Explorer.

Übernahme von externen Dokumenten in den CANDIS-Dokumentenmanager

Mit externen Dokumenten- Management-Systemen DMS

Bereitstellung von Archiv-Dokumenten aus CANDIS.OT im PDF-Format mit Schlagworten und Verknüpfungsinformation

Erstellen von Pseudobelegen mit Barcode für Dokumente, die z.B. mit Unterschrift versehen nachträglich gescannt werden müssen.

Neben Standarddokumenten wie Lieferschein, Rechnung, Übernahmeschein, Wiegeschein etc. können diverse konfigurierbare Dokumenttypen archiviert werden.

Abbildung einer Ordner- oder Aktenhierarchie im DMS-System durch bereitgestellte Referenzdaten.

Archivierung externer Dokumente - z.B. externe Wiegescheine - mit Druck von Barcodelabels und Erstellen von Referenzdaten

Aufruf des DMS-Systems direkt in CANDIS.OT zur Anzeige der archivierten Dokumente z.B. für einen Kunden.

Ausdruck und Versandvorbereitung von Rechnungen mit allen zugehörigen Dokumenten - Lieferscheinen, übernahmescheinen, Wiegescheinen - in einem Drucklauf aus dem DMS-System heraus.